Documentele de vizită sunt ce? Reguli de observare

Activitățile întreprinderilor și organizațiilor scadsub influența unor legi. Încălcarea acestora este inacceptabilă. Cu aceasta, există anumite probleme care pot fi evitate printr-o procedură specială - vizionarea documentelor. Acesta este un proces care vizează identificarea deficiențelor în proiect și eliminarea acestora. Ordinea sa este de obicei determinată de o regulă separată. Să avem grijă de tot.

Ce este observarea documentelor?

Numai acasă puteți rezolva toate problemele cu o conversațiecu rudele, la întreprindere, un astfel de ordin de acțiuni conduce la încălcări care se sancționează cu amenzi și, uneori, măsuri mai grave. Lucrul este că acum a fost adoptată o specializare îngustă. Un contabil, de exemplu, cunoaște perfect partea sa de legislație, dar este confuz în documentele de personal. Dar activitatea oricărei organizații este un proces destul de complicat, reglementat de o grămadă de rezoluții, ordine și alte documente. Toate nuanțele lor nu cunosc niciunul dintre specialiști și nu ar trebui să fie. La urma urmei, toată lumea își îndeplinește îndatoririle așa cum sunt prescrise în fișa postului. Și multe ordine sau ordine ale autorităților sunt asociate cu mai multe ramuri de activitate. Prin urmare, este nevoie de procesul de "reducere a cunoștințelor" de specialiști înguste. El a fost inventat și numit documente de observare. Aceasta este procedura de efectuare a unei evaluări expert a proiectului de către specialiști, inclusiv comentarii și sugestii.

Organizarea muncii

Orice activitate a unităților structuraleîntreprinderea este reglementată de documente. În cazul nostru, este emis un ordin de examinare a documentelor. Pe baza textului acestei lucrări și a procedurii. Ordinea trebuie să conțină ordinea de observare și lista pozițiilor la care proiectul este prezentat pentru examinare sau familiarizare. Fără procedura specificată în procedură, șeful nu semnează documentul, deoarece poate conține erori. De regulă, pregătirea proiectului acestui document este efectuată de către departamentul juridic în colaborare cu șeful personalului. Este necesar să se ia în considerare toate nuanțele activităților organizației, să nu pierdeți nimic. Logica ordinului este următoarea: gestionarea emite ordine privind personalul și activitățile de bază. Ar trebui să revizuiți eșantioanele fiecăreia dintre aceste specii și să determinați ce posturi se referă la acestea. Aceasta din urmă rezultă din fișele de post. Să examinăm un exemplu.

Vizite la ordinele HR

Vom vedea din punctul de vedere cel mai filistin. Când o persoană este recrutată, i se atribuie suma muncii, plățile, determină ordinea de instruire, subordonarea și altele. Pentru fiecare dintre aceste etape, este responsabil un specialist separat. Personalul ar trebui să ia în considerare calificarea, contabilul verifica salariul și de facturare, un alt specialist - pentru a instrui, șeful va determina sarcinile. Exemplul este simplificat, însă este deja clar că un angajat nu ar trebui să fie responsabil pentru toate datele enumerate în proiect. Se pare că fiecare parte trebuie verificată de specialistul potrivit. În plus, el este responsabil pentru includerea datelor corecte în proiect. În acest scop, documentele sunt trimise și organizației. Trebuie remarcat faptul că ordinele pentru activitatea principală sunt și mai dificile. Dar esența rămâne aceeași. Documentele de vizită reprezintă o procedură pentru a studia și a confirma corectitudinea funcționarilor lor.

Ordinea

Cei care nu s-au întâlnit niciodatăaparat, greu imaginați ce este procesul de creare a unei hârtii importante. Proiectul este pregătit de un departament sau de un specialist în numele autorităților. De regulă, această lucrare se încadrează pe umerii persoanei, ale cărei sarcini intră în funcție de descrierea postului. Apoi trebuie să-l transferați altor specialiști. În exemplul de mai sus, aceștia sunt: ​​un contabil, un avocat, un supraveghetor direct și unul responsabil cu siguranța. Toată lumea studiază cu atenție proiectul și își încheie concluzia. Acordul cu textul este confirmat de o semnătură însoțită de o dată. Dacă există comentarii, acestea trebuie prezentate în scris, indicând activele de reglementare și cele legale care sunt încălcate de textul proiectului. Când expertul colectează toate semnăturile, lucrarea este trimisă instanței șefului. El decide ce să facă în continuare. În urma acestui fapt, putem spune că vizionarea documentelor este un proces de împărțire a responsabilității între specialiștii din diferite industrii.

Când este aprobarea

Cu documentul, după cum am aflat, lucrațiexperți despre care se referă. Acest lucru se face înainte de semnarea acestuia. Aceasta este, experții verifica proiectul pentru respectarea legii și a actelor locale. Acest proces se numește reconciliere. De regulă, experții își pun semnătura pe primul exemplar al ordinului pe verso, cu excepția cazului în care procedurile prevăd altfel. Acest document rămâne la întreprindere, apoi se restituie arhivei. Termenul de valabilitate este determinat de nomenclatorul cazurilor. De exemplu, ordinele de personal nu pot fi distruse timp de șaptezeci și cinci de ani. Toată această perioadă pot fi revendicate și verificate pentru legalitate. Vedeți cât de mare este responsabilitatea celor care sunt de acord cu textul!

Vizionarea documentelor: eșantion

Pe partea opusă a proiectului de document este necesar să se aloce un loc astfel încât experții să își poată lăsa datele. Acestea includ:

• birou;
• semnătură;
• nume complet;
• data.

Dacă comentariile sunt voluminoase, ar trebui să facețio notă că textul lor este atașat într-un document special. Destul de des, toate problemele controversate sunt rezolvate în procesarea proiectului. Dar se întâmplă că trebuie să "corespondești". Apoi, dreptul de a lua o decizie finală este dat managementului, care ar trebui să examineze comentariile și, dacă este necesar, să asculte explicațiile specialiștilor. Estimarea aprobării documentului este următoarea:

Șef al Departamentului Juridic _________________ (Sergeev M.M.)

Semnătura datei

Obținerea vizelor

Există un alt fel de lucru cu documente peproducție. Se numește o introducere. Acest proces presupune obținerea confirmării în scris a faptului că angajații au înțeles sensul ordinului sau al unui alt document. Ordinea de vedere a documentelor în acest caz este diferită. La început el este semnat de către cap, numai după aceea specialiștii relevanți îl cunosc. Pe lângă datele deja indicate, acest tip de observare ar trebui să conțină o expresie specială care să confirme că semnificația lucrării este clară pentru persoana respectivă. De exemplu, este necesar să scrieți "Am citit actul". Apoi, listați numele poziției, semnăturii, decodificării și data. Astfel, expertul confirmă că a citit documentul și este de acord cu acesta.

Comenzi complexe

Agențiile guvernamentale angajate în formareactele juridice, de asemenea, să țină cont de documentele din cadrul organizației. Doar adesea timpul și efortul necesar sunt mult mai mult. Faptul este că documentele administrative ar trebui să primească o evaluare expertă a mai multor departamente și, uneori, a agențiilor externe. Proiectul este trimis pentru fiecare. În așteptarea comentariilor, Executivul trimite ambele documente către următorul expert. Și așa merge până când toată lumea își exprimă părerea. Notele lor trebuie prelucrate, textul trebuie corectat și totul trebuie reluat de la bun început. Adoptarea documentelor este întârziată de mult timp. Cu toate acestea, este necesar să se facă acest lucru, deoarece instituțiile statului emite acte obligatorii. Și aceasta se referă la viețile multor oameni. Levitatea și graba într-o chestiune atât de importantă sunt inacceptabile.