Clasificarea documentelor: criterii de bază

Pentru a înțelege cu ușurință un număr mare dedocumente, a elaborat reguli speciale pentru compilarea și proiectarea acestora, diferite clasificări, precum și formele și metodele adecvate de lucru cu ele.

Trebuie remarcat faptul că clasificarea documenteloreste extrem de importantă deoarece contribuie la evidențierea caracteristicilor specifice ale acestora și le permite să le utilizeze cel mai rațional. Este unul dintre cele mai vechi și până la sfârșitul problemelor neterminate, a căror dezvoltare a început abia la sfârșitul anilor '60. Cele mai multe abordări ale distribuției documentației la grupuri individuale au vizat anterior doar caracteristici specifice în ceea ce privește domeniul de activitate sau o anumită știință. Și doar recent a fost o clasificare multilaterală a documentelor bazate pe informații și componente materiale.

Toate documentele pot fi împărțite în funcție de următoarele criterii:

1. Circumstanțele funcționării lor în spațiu și timp. Luăm în considerare regularitatea publicării (periodice și neperiodice), timpul de apariție (original, original, copie, duplicat), locul de eliberare (regional, național sau străin);

2. Componenta de informare.

• să acorde atenție conținutului și nivelului de generalizare a informațiilor (documentație primară și secundară);

• clasificarea documentelor include dimensionalitatea informațiilor înregistrate privind dimensiunea (formatul) și numărul de pagini (volum);

• separarea în funcție de modul în care este percepută informația (documentele pot fi citite de o persoană sau necesită un echipament tehnic special);

• această clasificare a documentelor include și caracterul mijloacelor iconice prin care se înregistrează informațiile (forme textuale și non-textuale);

• prin metoda înregistrării datelor se disting documente scrise de mână, tipărit, mecanic, magnetic, fotografic, optic, laser, precum și documente electronice.

3. Componenta materială, care include anumite criterii (de exemplu, materialul purtătorului de informații, precum și forma și designul acestuia).

Merită remarcat faptul că distribuirea documentației pentru grupuri individuale în conținut și formă vă permite să organizați mai eficient lucrările cu aceasta.

Trebuie menționat faptul că până în prezentexistă, de asemenea, o clasificare corespunzătoare a documentelor contabile, care ia în considerare conținutul, locul și ordinea de compilare, scopul, precum și modul de utilizare.

Această clasificare a documentelor contabile include următoarea subdiviziune în tipuri:

• în funcție de scop - formalități administrative și executive, formalități contabile sau combinate;

• în ordinea compilării - primar și sumar;

• documente interne și externe;

• prin modul de utilizare - disponibil și acumulator;

• în funcție de conținut - bani, decontare și materiale.

Trebuie să spun că această clasificare includemulte criterii și sunt extrem de largi, prin urmare fiecare document se referă simultan la diferite grupuri, dar poate fi caracterizat de anumite trăsături și utilizat numai în domeniul relevant.