Notă privind serviciul: un exemplu. Efectuați o notă

Pe documentele interne ale organizației, multeangajații știu doar prin zgomot - memorandumurile sunt confundate cu cele de serviciu și se comportă incorect. Aceasta încalcă funcția de bază a acestor documente - comunicarea oficială în cadrul echipei, ceea ce duce la imposibilitatea unei activități coordonate. De aceea, problema elaborării unui memoriu, diferențele și asemănarea cu restul lucrărilor, specificarea scrisului devine urgentă.

terminologie

O notă de serviciu este un mijloc de comunicare întrefuncționari, diviziuni structurale. Uneori este definit ca un document referitor la performanța unei anumite sarcini / lucrări, deși poate avea un caracter diferit. Probele care vor fi discutate în acest articol reflectă doar conținutul posibil al notei.

În mod oficial, clasificatorul de conduceredocumentele nu conțin informații despre un astfel de document ca o notă. Nu este furnizat un exemplu de scriere a acestuia, dar acest lucru nu contrazice faptul că un astfel de document este larg răspândit în sfera forței de muncă-muncă din mai multe motive.

Motive pentru utilizare

O notă este cunoscută frecventdocumentul justificativ. Are responsabilitatea de a asigura comunicarea între elementele sistemului de muncă, adică angajații. De ce este atât de popular un astfel de document? Multe momente de lucru pot și ar trebui rezolvate fără intervenția unor poziții de conducere - aceasta demonstrează autonomia și eficiența departamentelor în mod autonom și ca sistem în ansamblu.

caracteristici

Diferență față de memorandumul de mai suseste faptul că acesta din urmă implică un recurs la înalți funcționari, iar un memoriu, un exemplu care va fi analizat mai jos, formează o legătură la nivel orizontal. Acesta poate fi un apel către administratorul unui alt departament sau către un alt șef al unei alte unități. În oricare dintre cazuri, în timp ce persoanele menționate au posturi echivalente, se poate vorbi despre memo. Atunci când există o inegalitate, trebuie redactată o notă. Unele dintre exemplele prezentate aici pot fi ambigue, motivele pentru care vor fi discutate mai târziu.

Subiecte de memorie

De obicei, notele sunt scrise pentru întrebărisuport: informații, afaceri, logistică sau organizare. Adesea, o notă poate conține un fel de solicitare sau sugestie. Pentru fiecare dintre elementele structurale, de obicei unul dintre subiecte este prioritizat și corespunde zonei în care funcționează elementul însuși.

înregistrare

Designul memorialului este acelașica proiectul raportului. În consecință, numai conținutul se modifică. Înregistrarea memoriilor este reglementată de GOST. Acest lucru vă permite să păstrați unitatea de proiectare a tuturor documentelor de gestionare.

Un exemplu de scriere a unei note de serviciu:

Departamentul Tehnologii Informaționale (în partea de sus a paginii, în partea stângă)

Șef al Serviciului de securitate (deasupra părții drepte) Lyubchenko R. L.

NOTĂ DE SERVICIU

14.09.2015 № 11

Vineri, 17.09.2015, baza materială și tehnică va fi înlocuită. În acest sens, solicit să ofere acces la următorii angajați ai organizației "AMIR" PE pentru implementarea acestor lucrări:

1. Andeenko Serghei Gennadievici.
2. Mișkov Lev Georgievich.

Șef de departament (pe partea stângă) _rospis_ Antipov RD (pe partea dreaptă)

Înregistrarea notei de birou sugerează un format tipic de hârtie - A4.

avantaje

În esență, un analog al unui mesaj vocal, un memoriu are mai multe avantaje față de comunicarea obișnuită de lucru:

• păstrarea în scris;
• documentația oficială;
• comoditate în cazul transferului de informații complexe;
• capacitatea de a transfera un mesaj mai multor persoane simultan.

Consecințele logice sunt:

• posibilitatea de a confirma / respinge o declarație;
• o declarație clară a sarcinii și implementarea clară a acesteia;
• actualitatea implementării;
• eficiența muncii.

caracter

Scrierea memoriei poate fi după cum urmează:

• informații (mesaj, notificare, instrucțiuni etc.);
• inițiativă (cerere);
• de raportare.

O notă de birou, un exemplu de care erafurnizat mai sus, este de natură informațională, deoarece șeful unui departament informează altul despre activitatea viitoare, în plus, oferă o instrucțiune simplă despre ce trebuie să facă.

Ultimele două puncte sunt deseori alăturate: raportul este un răspuns la inițiativa (cererea).

structură

Luați în considerare cum să scrieți în mod corespunzător o notă bazată pe exemplul de mai sus. Deci, acest document trebuie să conțină:

• cererea destinatarului (în acest caz rolul acestuia a fost îndeplinit de către șeful de securitate);
• numele documentului (inscripția corespunzătoare era imediat înaintea textului);
• data documentului;
• text;
• recuzităŃile și semnătura destinatarului (șeful departamentului de informaŃii).

Textul, la rândul său, poate fi distribuit și pe structură. Adevărat, mult mai condiționat:

1. Prima parte definește baza și motivul scrisului. Notă, al cărei eșantion a fost prezentat mai sus, explică solicitarea din prima teză.
2. Cea de-a doua parte prezintă esența: în exemplul următor se află cuvintele "în comunicare ...".
3. A treia parte este finala. Poate conține o declarație de fapt, o propunere sau o cerere.

O notă de birou, un exemplu de care ne ajutăsă înțeleagă regulile de înregistrare, să combine a doua și a treia parte într-una. Separarea devine mai vizibilă în memoriile complexe de birou. Partea a treia apare în mod obligatoriu în documentele de răspuns.

stilizare

Deși hârtia gratuită este permisă pentru această lucrare,precum și pentru toate celelalte documente de management, pentru a ști cum să scrieți o notă de birou, este necesar să vă exprimați liber gândurile într-un stil de afaceri, pentru că el este obișnuit să scrie orice tip de documentație.

tipuri

Utilitățile nu au o clasificare clară, dar în același timp pot fi împărțite în tipuri.

De exemplu, există o notă:

• despre promovare;
• pentru cumpărare;
• despre anulare, etc.

Fiecare tip are o specificație proprie de ortografie. Pentru o mai bună înțelegere a modului de scriere a unui memoriu, se vor da și exemple.

În creștere

Creșterea salariilor NotăPoate fi necesar pentru angajații care cred că primesc o remunerație financiară insuficientă pentru munca lor. Este logic că în primul rând se vor întoarce la șeful lor - vor scrie un memoriu.

O notă de acest tip este scrisă de către capangajat al departamentului adresat șefului conducerii. Uneori este și departamentul de personal. Apoi, inițial, vorbim despre departamentul de comunicare al angajatului care dorește să primească un salariu mai mare, precum și departamentul de personal. Motivele creșterii salariilor (modificări ale volumului muncii, calificări ale unui angajat etc.) trebuie să includă în mod obligatoriu un memoriu.

Eșantionul este prezentat mai jos.

Material Departamentul de contabilitate

Directorul general al PE "Agro Darin" Aninnikov G. L.

NOTĂ DE SERVICIU

04/09/2013 № 45

Sankt-Petersburg

Despre creșterea salariilor G. G. Furmanets

Galina Furmanets funcționează în stare de urgență "AgroDarina "din data de 4 martie 2011 ca specialist principal al departamentului de contabilitate a resurselor materiale. Ea este un maestru calificat al ambarcațiunii, care prezintă o productivitate ridicată a muncii, punctuală, obligatorie și executivă. În timpul lucrărilor nu a fost primit nici o singură acțiune disciplinară. În legătură cu cele de mai sus, vă rog să creșteți salariul lui Galina Viktorovna Furmanets de la 23.000 de ruble la 25.000 de ruble.

Șeful departamentului de contabilitate al activelor materiale_signature_Galkin S. A.

Ridicarea nu înseamnă doar o creștere a salariilor, poate implica și o mutare într-o poziție superioară. O notă de promovare este de asemenea scrisă de către șeful departamentului.

Aceasta este o notă importantă: aceeași notă de birou a regizorului, adică o notă a subordonatului șefului, este considerată o prelegere.

Șeful departamentului poate recomanda un subordonat pentru promovare bazat pe:

• creșterea calificărilor;
• obținerea învățământului superior (prima / a doua);
• vechime și experiență de muncă;
• pentru servicii remarcabile.

Motivele trebuie indicate direct în memo. De exemplu, următoarele.

Departamentul de logistică

Directorul general al PP "Netfliks" Lyashenko S. Yu.

NOTĂ DE SERVICIU

19 februarie 2001 Nr. 15

Moscova

Despre promovarea lui Belousova Yu O.

Belousova Julia Olegovna lucrează în PP "Netfliks"din 7 ianuarie 1999 în funcția de administrator al departamentului de logistică. Ea este un specialist calificat. Angajatul este executiv și responsabil, distins prin înaltă performanță și rezistență în situații stresante. La 15 februarie 2001, a obținut o diplomă de master în contabilitate și audit. În legătură cu aceasta, recomand Belousova Yulia Olegovna să fie promovat în funcția de administrator senior.

Șeful departamentului de susținere materială și tehnică_podpis__Elchaninov P. L.

Pentru a achiziționa

Prin achiziție se înțelege repararea sau înlocuirea oricărui echipament. Memoriul de achiziție este redactat de departament, care trebuie să fie actualizat material și bază tehnică.

Notă, al cărei eșantion este prezentat mai jos, a fost pregătit pentru achiziționarea unui computer.

Departamentul resurse umane

Șeful departamentului IT al companiei Epam Penkov D.M.

NOTĂ DE SERVICIU

12.11.2009 № 4

Harkov

Despre repararea (înlocuirea) unui computer

Vă anunț că, începând cu data de 6 noiembrie 2009, Tatyana Mashkina, angajată în departamentul de personal, un administrator senior, se prăbușește regulat pe computerul personal.

În legătură cu motivul de mai sus, vă rugăm să reparați sau să înlocuiți acest PC cât mai curând posibil.

Șeful departamentului de personal _podpis__ V. Chistenko

vacanță

Nota de memorie a lăsa aici nu implicăsimțul pensionării și chemarea unui angajat din concediu este scris de șeful departamentului în care este listat angajatul respectiv. Aceasta indică motivul revizuirii. Documentul este înaintat șefului companiei / organizației, el, la rândul său, trebuie să scrie răspunsul - consimțământul sau respingerea.

Următorul este un exemplu al unui astfel de memoriu împreună cu răspunsul.

Nu te superi

Departamentul de personal pentru a pregăti documentele necesare__Sergeev 03/21/2014

Director General al Intreprinderii Private "Aukro" V.P. Serghev

NOTĂ DE SERVICIU

03/21/2014 № 1

Având în vedere boala contabilului senior al departamentului de contabilitate și audit Morozova Tatyana Viktorovna, vă prezint o propunere de a apela contabilul Matveychuk Pavel Sergeyevna din concediu din 03.22.2014

Șeful departamentului de contabilitate și audit ___ Marinina R. A.

Trebuie remarcat faptul că, pe lângă scrierea și primirearezoluția privind memoria este necesară pentru a obține consimțământul angajatului de a se retrage din concediu. Acest lucru trebuie să fie, de asemenea, documentat oficial. De aceea, nota este doar prima etapă a acestui proces.

Despre bonusuri

Memoriul de premiere este scris cândșeful dorește să încurajeze angajatul pentru o muncă productivă. Din punctul de vedere al angajatului, procesul de acordare a bonusurilor este simplu, pentru șef, la fel, mai ales dacă organizația nu dispune de bonusuri și preferă să facă fără el, devine mult mai laborioasă. Dar una dintre etapele acestui proces va fi, în orice caz, scrierea unui memoriu.

Mai întâi trebuie să studiezi specificațiaîntreprinderi în această privință - fiecare dintre companii are propriile condiții bonus. Acestea pot fi cazuri specificate când un angajat nu poate fi recompensat (sancțiuni disciplinare, încălcări administrative etc.), surse de prime și altele asemenea. După un studiu atent, puteți trece direct la scriere.

Memoria bonus ar trebui să fietrebuie să conțină în mod necesar motivele pentru care șeful departamentului consideră că angajatul ar trebui încurajat. Dacă clauza bonusului are clauze clare în care indică ce fel de recompensă merită, procesul este mult mai simplu. Capul rămâne doar să notifice directorului punerea în aplicare a unor astfel de puncte. Atunci acesta este un anunț. Într-un alt caz, șeful departamentului oferă doar recompensarea angajatului și el însuși determină valoarea bonusului - din nou, având în vedere sistemul de stimulente materiale al organizației.

Interesant este faptul că notele de service privind bonusurileadesea atribuite raportului - așa cum sunt scrise în numele rangului superior. O dilemă similară apare și cu note despre retragerea din vacanță, despre promovare etc.

Pentru a scrie

Note de utilitate pentru ștergerea materialelornecesare atunci când proprietatea este deteriorată sau baza materială și tehnică este depășită. Acest tip de document este strâns legat de notele de achiziție și este similar în caietul de sarcini: de exemplu, șeful departamentului scrie o notă similară departamentului care lucrează cu proprietatea deteriorată (ca în exemplul calculatorului: mesajul a fost trimis departamentului de informații).

Mai jos este un eșantion de astfel de memo.

Departamentul Tehnologii Informaționale

Șeful Departamentului de Audit al Troyanda LLC Sukhorukov D. D.

NOTĂ DE SERVICIU

01/22/2006 Nr. 42

Kiev

Despre scrierea unui computer

Anunță-o în prezentcalculatorul electronic, care este deținut de departamentul tehnologiei informației, este depășit și nu este capabil să calculeze capacitățile suficiente pentru capacitatea de lucru deplină a acestui departament.

În legătură cu motivul de mai sus, vă rugăm să scrieți proprietatea de mai sus ca fiind depășită și să anunțați departamentul de achiziții necesitatea de a umple baza materială și tehnică.

Șeful departamentului de tehnologia informației _podpis__V Chashchenko

Separarea memoamelor de tip

Toate exemplele de mai sus pot fi împărțite în două tipuri:

• memo pe angajat, director;
• memo la orice departament.

Ce dilemă este primul punctdeja menționate în acest articol. În ciuda faptului că există o mulțime de informații cu privire la modul de a scrie un memoriu directorului, precum și exemple și exemple de scriere, în esență, acest lucru nu este chiar adevărat. Un astfel de principiu poate funcționa numai în cadrul organizațiilor corporative, unde toate departamentele sunt egale, dar nu există un superior-șef. Apoi scrierea de note între departamente devine automat oficial, nu un raport. În toate celelalte cazuri, se recomandă utilizarea titlului documentului "Memorandum" atunci când se notează retragerea unui angajat din concediu, recompensa, concedierea sau promovarea acestuia. Alte cerințe de scriere rămân aceleași.

Toate postările se referă la notele.restul sunt exemple de amortizări, achiziții etc. Acestea oferă o idee mai precisă despre natura memoriei: comunicarea între departamentele echivalente, care nu necesită intervenție de management.

depozitare

Notele legate direct de angajații individuali sunt stocate în dosarele lor personale. Restul sunt trimise la arhivele companiei.

Originalele notelor pot fi necesare atunci când se verifică organizația de către autoritățile superioare: acestea oferă informații detaliate despre activitățile interne ale companiei, interacțiunea elementelor structurale.

De asemenea, notele, ca documente oficiale, pot fi probe sau respingeri în procedurile unui caz.

Ca și alte documente justificative, notele pot fi considerate un fel de supliment la documentația externă a companiei.

Utilizarea frecventă a notațiilor servește drept criteriu pentru evaluarea stării generale a companiei și a angajaților acesteia pentru sociologi, marketing și psihologi care lucrează în organizarea personalului.

Jumătate de afaceri, jumătate freestyleredactarea memorandumurilor reflectă în mod clar relațiile situaționale din cadrul echipei de lucru. Documentația nu este deosebit de interesantă nu între departamente, ci între anumiți angajați ai departamentelor - este mai puțin obișnuită și, prin urmare, mai intuitivă.