Atribuțiile directorului de birou

Adesea, mai ales în organizațiile mici,un manager de birou este numit secretar obișnuit. Acest post pare mult mai solid, dar faptul că funcțiile managerului de birou sunt diferite de secretari (deși cu siguranță au mult în comun), rareori nimănui îi pasă de acest caz.

Care este responsabilitatea acestui angajat? În primul rând, îndatoririle managerului de birou includ lucrul cu documente. Angajatul acceptă corespondența primită, îl înregistrează, îl trimite destinatarului, îl trimite în arhivă dacă este necesar. De asemenea, acceptă cereri de la alți angajați, le transmite la semnătura CEO-ului, le certifică cu un sigiliu, apoi le dă înapoi. Funcțiile managerului de birou includ lucrul cu documentația internă: tipărirea ordinelor și înregistrarea, stocarea, trimiterea în arhivă și contabilitate, lucrul cu corespondența de ieșire. Dacă este necesar, el ar trebui să poată lucra cu orice echipament de birou: fax, scaner, copiator și de asemenea tipă și imprima documente. Pregătirea unei săli pentru prezentări, păstrarea proceselor-verbale ale întâlnirilor, întâlnirea și primirea oaspeților și a clienților companiei fac parte, de asemenea, din funcțiile unui manager de birou.

De multe ori, angajatul trebuie să se ocupeatribuții de secretariat tradiționale: distribuirea de parteneri sau manageri invitați în hoteluri, rezervarea de camere, bilete de avion și bilete la tren. În funcție de specificul firmei, managerul de birou își poate reprezenta compania în negocierile de afaceri, precum și îndeplinește o parte din îndatoririle managerului de resurse umane: găsirea de noi angajați, crearea de programe de încurajare și de formare și solicitarea unui loc de muncă. Uneori se ocupă de implementarea tehnologiei informației, dezvoltarea de noi programe.

Obligațiile unui manager de birou implică cunoașterea:

1. Acte legislative și regulamente care reglementează activitatea juridică, informatică, de afaceri a companiei.
2. Bazele managementului, marketingului, antreprenoriatului și afacerilor.
3. Bazele sociologiei, psihologiei, eticii comunicării de afaceri, colaborarea cu personalul și publicul.
4. Procedura de elaborare a propunerilor de afaceri, rapoarte, planuri, contracte și acorduri.
5. Elementele de bază ale managementului, elementele de bază ale ergonomiei și protecției muncii.

Pe lângă sarcinile enumerate, responsabilitățileOperations Manager include un inventar al biroului și software necesar pentru a rula consumabile (rechizite de birou, hârtie și alte accesorii), care sunt necesare pentru activitatea angajaților. De asemenea, el este obligat să țină o evidență a acestor materiale pentru a asigura eliberarea lor, pentru a determina modul de a obține, organiza și ține evidența plăților pentru provizii. Sarcinile managerului de birou este de a monitoriza starea echipamentelor de birou, care include: o provocare operațională de a stăpâni pentru reparații, înlocuirea în timp util a consumabilelor (cum ar fi cartușe), atunci când este imposibil de reparat - înlocuirea echipamentelor de birou.

În funcție de regulile adoptate în firmă și de regulile saleDimensiunea managerului de birou acceptă apeluri și faxuri, le redirecționează angajatului potrivit, trimite faxuri și solicită clienți și parteneri sau controlează activitatea secretarilor, inclusiv monitorizarea culturii discursului lor. De asemenea, atribuțiile managerului de birou includ monitorizarea stării sanitare a biroului, organizarea de reparații programate, chemarea personalului tehnic pentru depanare (de exemplu, înlocuirea lămpilor sau a întrerupătorilor de scufundare).

În general, această listă poate crește sausă fie reduse în funcție de locul de muncă. Prin urmare, este necesar să întrebați în etapa de interviu ce face managerul de birou (îndatoririle unui angajat în această companie).