Automatizarea circulației documentelor în întreprindere. Document Management și Document Management Program

Automatizarea documentelor este ao astfel de măsură, care a recurs la aproape toate întreprinderile moderne. Chiar și companiile mici lucrează cu o mulțime de documente diferite, inclusiv scrisori, bugete, facturi, contracte și tot felul de cerințe. Din acest motiv, aproape fiecare organizație modernă încearcă să utilizeze o astfel de măsură ca automatizarea documentelor, care asigură integritatea și siguranța datelor, facilitatea căutării și stocării diverselor informații, precum și optimizarea maximă a timpului necesar pentru coordonarea acesteia.

De ce este necesar?

Practic, în orice companie, angajații cheltuiesco mulțime de timp pentru a găsi informațiile potrivite, iar statisticile spun elocvent că durează aproximativ jumătate din timpul de lucru. De asemenea, se întâmplă să recreați, în loc să reaplicați, orice documente care există "undeva". Situația este destul de standardă atunci când textul sursă al unui contract este deținut de un avocat într-un calculator și înregistrările contabile pentru valorile mobiliare care însoțesc executarea contractelor sunt efectuate în sistemul contabil, conturile și actele sunt conținute în departamentul financiar pe suport de hârtie și corespondența privind contractul lucrările sunt în cutiile poștale ale lucrătorilor. O astfel de "dispersie" a informațiilor este extrem de dăunătoare securității, integrității și consistenței; în astfel de situații, automatizarea fluxului de lucru devine relevantă.

Prin introducerea de specializăriSistemele informatice rezolvă majoritatea problemelor. De exemplu, unele sisteme de bugetare oferă posibilitatea de a crea un sistem de bugete interconectate cu formarea și stocarea ulterioară a diferitelor versiuni ale acestor documente, precum și indicarea statutului lor. Astfel, problematica circulației documentelor bugetare este parțial rezolvată prin utilizarea unor astfel de sisteme.

Cu toate acestea, nu uitați că modernbazele de buget, precum și sistemele contabile și ERP, în majoritatea cazurilor, lucrează cu informații structurate, adică datele care pot fi create și stocate sub forma unui tabel. Potrivit majorității experților, în cantitatea totală de date a oricărei informații structurate de afaceri moderne li se oferă doar 20%, în timp ce restul include corespondența electronică, texte de documente, diverse protocoale de negocieri și întâlniri, imagini etc. Destul de des, fără a efectua un studiu al informațiilor nestructurate, pur și simplu nu este posibilă o evaluare normală a contextului, care are deja informații structurate. Stocarea, colectarea și prelucrarea ulterioară a acestor date sunt asigurate prin utilizarea unei astfel de măsuri, cum ar fi automatizarea fluxului de lucru sau sistemele de gestionare a conținutului informațiilor ale companiei.

Ce este?

Cu ajutorul sistemului electronic de gestionare a documentelorasigură organizarea oricărei interacțiuni între angajații unei organizații pe baza documentelor furnizate. Din nou, circulația documentelor din 1C prevede crearea documentelor, posibilitatea de a le muta în jurul organizației și, de asemenea, păstrează controlul asupra executării documentelor și proceselor descrise cu ajutorul lor. Astfel, managementul documentelor electronice oferă companiei numeroase avantaje, transferând munca la un nou nivel.

Fiecare document într-un astfel de document electronicsistemul se distinge prin prezența unui întreg set de detalii care o caracterizează în mod unic (este destul de comună să numim astfel de cărți de seturi). Un card poate conține o varietate de informații, inclusiv tipul de document, data formării și modificărilor, numele autorului, precum și locația de stocare și multe altele. În viitor, sistemul de gestionare a documentelor va asigura stocarea și regăsirea documentației necesare în conformitate cu detaliile specificate în acest card.

oportunități

Gestionarea electronică a documentelor oferă organizației nu numai o mulțime de avantaje, ci deschide și multe noi oportunități, ceea ce este, de asemenea, important.

Gestiune centralizată

Indiferent cât de mare esteeste o companie particulară, sistemul de gestionare a documentelor permite schimbarea rapidă a formelor de documente care circulă pe ea. De exemplu, pentru a modifica formularul de solicitare a cheltuielilor la diferite centre de responsabilitate, este suficient să efectuați anumite ajustări ale șablonului aplicației deja stocate în sistem. După aceea, angajații care completează astfel de aplicații nu vor mai putea utiliza documentația din formularul depășit, deoarece aplicația este completă și transmisă prin acest sistem.

Suport pentru ciclul de viață al documentației

Fiecare document care se va preda șipentru a fi procesată la orice întreprindere, trece fără întârziere mai multe etape stabilite. De exemplu, dacă vorbim despre un buget corporativ, atunci trebuie mai întâi să fie compilat și apoi aprobat și executat într-un anumit interval de timp. După aceea, diferiți indicatori actuali și planificați ai acestui buget sunt analizați cu atenție și trimiși la arhivă. În managementul documentelor 1C se asigură un control strict asupra ciclului de viață al documentației, luând în considerare cerințele de bază ale mediului corporativ, precum și diferitele norme juridice și standarde industriale pentru afacerea acestei companii.

Lucrul în echipă

Sistem electronic de gestionare a documenteloroferă o organizare mult mai simplă a lucrărilor colective pe documente, iar specialiști care se află în diferite birouri sau chiar în diferite orașe pot participa la aceasta.

Sistemul stochează o cantitate suficient de mare.versiuni ale unui document și pe lângă modificările directe, ele vă permit să adnotați datele, adică să le adăugați anumite comentarii și note, fără a afecta informațiile de bază pe care trebuie să le transmită.

confidențialitate

O caracteristică destul de importantă a acestor sistemeeste faptul că în același flux de lucru 1C poate fi semnat printr-o semnătură electronică specială, urmată de criptare. Datorită acestui fapt, dacă este necesar, puteți nu numai să confirmați autenticitatea acestei sau acelor informații, dar și să determinați fără echivoc autorul, precum și să obțineți cea mai eficientă securitate de stocare a diverselor date.

rutare

În cazul în care sistemul electronic de gestionare a documenteloreste absent, atunci angajatul care participă la crearea anumitor lucrări trebuie să înțeleagă în mod necesar celui care este cel mai bine să transfere aceste documente. Gestionarea electronică a documentelor în întreprindere vă permite să transferați automat datele persoanei potrivite.

Prin aceasta, rutarea este gratuită șistrâns. Gratuit oferă posibilitatea de a trimite documente către absolut orice destinatar, în funcție de necesitate, în timp ce este strâns reglementarea cea mai precisă, dar în cazuri speciale acțiunea stabilită în regulile de trafic ale documentației poate fi ușor oprită (de exemplu, dacă aveți nevoie să trimiteți proiecte de documente pentru examinare către orice specialist terț).

Controlul accesului

Există mai multe opțiuni pentru delimitareaautoritatea diferiților angajați ai companiei în ceea ce privește gestionarea documentelor. Astfel, automatizarea modernă a fluxului de lucru vă permite să dați o persoană control complet asupra datelor, să limitați capacitatea de a edita sau chiar să permiteți doar vizualizarea sau adnotarea anumitor fișiere. Din acest motiv, este mult mai ușor să lucrați cu diverse date și ceea ce este important - devine mult mai sigur.

integrare

Pentru a asigura o integritate maximăinformațiile care circulă într-o anumită companie, gestionarea electronică a documentelor la o întreprindere asigură integrarea sistemului stabilit cu altele - financiare, de producție, analitice etc. Datorită acestor posibilități de integrare, sistemele moderne de gestionare a documentelor sunt adesea folosite ca un fel de legătură între mai multe tipuri de software.

Documente din toate sistemele logic legate deaceastă informație se numește context. Acesta poate include conținutul de hârtie sau corespondență electronică, faxuri, documente de plată, protocoale de evenimente, înregistrări video sau audio și o mulțime de alte informații. Contextul documentului poate fi adăugat manual sau complet automatizat în funcție de preferințele și nevoile manualului.

De exemplu, un sistem modern de gestionare a documentelor în procesul de formare și modificare a bugetelor permite utilizarea a numeroase alte informații contextuale:

• toate tipurile de cercetări de marketing ale pieței, incluzând nu numai pe noi, ci și cele obținute din surse externe;
• diverse contracte cu antreprenorii (clienți sau furnizori);
• documentație de reglementare și de referință specială;
• documentația suplimentară care reflectă orice limitări sau ipoteze (de exemplu, rata inflației, cursurile de schimb și alte date);
• minute ale reuniunilor care au avut loc pentru discuțiiorice versiune a bugetului bugetat, precum și diverse comentarii și comentarii de lucru ale participanților la proces (adesea această documentație este trimisă între toți angajații prin e-mail și stocată separat de fișierele cu informații despre buget).

Utilizatorul care lucrează cu bugetul înîn orice moment, dacă este necesar, puteți vizualiza oricare dintre documentele de mai sus, deoarece tehnologiile moderne de automatizare a gestionării documentelor îi permit să facă acest lucru fără căutări lungi.

Ce sisteme sunt folosite de noi?

Una dintre cele mai comune programe softwareSoluțiile care pot fi găsite în companiile rusești pot fi numite o combinație de utilitare Microsoft Outlook împreună cu Microsoft Exchange Server. Prima aplicație, în principiu, este instalată pe aproape fiecare computer, în timp ce Exchange Server este adesea folosit ca un server de e-mail cu drepturi depline. În ciuda faptului că în companiile în care introducerea fluxului de documente electronice a fost realizată pentru o perioadă relativ îndelungată de timp, astfel de programe sunt folosite doar ca o platformă pentru lucrul cu e-mail, după unele setări centralizate chiar și acest software poate fi folosit ca un mijloc destul de funcțional de automatizare a fluxului de documente pentru aproape orice organizație. .

În prezent, piața rusă este plinăzeci de sisteme diferite, cu ajutorul cărora este asigurată automatizarea gestionării documentelor, iar sprijinul similar este oferit nu numai de dezvoltatorii occidentali, ci și de dezvoltatorii locali. Chiar și Microsoft, în plus față de programele de mai sus, oferă și utilități cum ar fi Content Management Server sau SharePoint Portal Server.

Cel mai puternic dintre toate sistemele existenteeste considerat a fi Documentum, dar practic numai companiile mari utilizează un astfel de proces de automatizare. Fluxul de lucru al unor companii este automatizat prin intermediul pachetului software Lotus Notes, dar mulți îl numesc un "designer pentru programatori", deoarece este destul de dificil să se creeze un sistem complet pe bază.

Care sunt diferențele dintre sistemele rusești și occidentale?

Dacă vorbim despre principalele diferențe dintreinterne și externe, acestea sunt opțiuni de scalare disponibile. De exemplu, dacă sistemele dezvoltatorilor occidentali pot funcționa în aproape orice sistem de operare, sistemele interne sunt dezvoltate în principal pentru unul dintre ele și, desigur, acestea sunt adesea Windows. Sistemele occidentale sunt configurate să utilizeze orice DBMS. Astfel de restricții ale sistemelor rusești pot complica foarte mult posibilitatea construirii de soluții integrate pe platforme.

În ceea ce privește funcționalitatea, principala diferențăconstă în faptul că în Occident, automatizarea documentației și a fluxului de lucru se realizează prin mai multe programe care pot fi produse sub o singură marcă, dar în același timp destinate unor scopuri diferite. De exemplu, Documentum oferă câteva produse individuale care sunt utilizate pentru automatizarea completă, precum și integrarea cu sistemele ERP, suport pentru fluxul de lucru al proiectului etc. Majoritatea software-ului dezvoltat în Rusia vizează rezolvarea unei anumite sarcini.

De remarcat, de asemenea, că diferența fundamentalăconstă în abordarea ambelor părți față de ceea ce constituie un sistem de gestionare a documentelor. Sistemele occidentale urmăresc să asigure automatizarea completă și susținerea ulterioară a diverselor procese de afaceri de la capăt la celălalt, care apar în cadrul organizației, în timp ce majoritatea covârșitoare a programelor interne automatizează doar anumite funcții.

Costul sistemelor occidentale este aproximativvariază în intervalul de la 400 la 1000 USD pentru fiecare loc de muncă, fără a lua în considerare costurile de implementare, programele și echipamentele necesare pentru a asigura un flux electronic normal de lucru. Implementarea însăși costă aproximativ jumătate din costul normal al licențelor, deoarece cele mai multe ori programele de automatizare a fluxului de lucru sunt implementate cu diverse stocuri, dar în unele situații prețul este mult mai scump. Una dintre cele mai dificile este întotdeauna proiectul de automatizare a documentației financiare, deoarece pentru astfel de proiecte prețul de implementare este de aproximativ 2-3 ori mai mare comparativ cu costul licențelor.

Programele interne sunt vândute la un preț.$ 200-600 pentru fiecare loc de muncă și, în plus, costul programelor suplimentare și al diverselor echipamente este luat în considerare. În final, calculul costului comparativ este aproape la fel ca în sistemele occidentale.

caracteristici

În cele mai multe cazuri, în calitatedomenii prioritare de automatizare sunt procesele legate de coordonarea documentelor, de exemplu, procesul de pregătire inițială și implementarea ulterioară a bugetelor. Cu toate acestea, multe echipe utilizează acum automatizarea biroului și fluxul de lucru, adică procedurile de înregistrare a documentației de ieșire și de intrare.

Introducere în sistemul electronic nu arediferențe fundamentale de la introducerea oricărui alt sistem automat, deci merită să ne referim doar la trăsăturile distinctive ale acestui proiect.

Crearea de seifuri corporative

Introducerea sistemului de automatizare a fluxului de lucru în RomâniaÎn orice caz, prevede crearea unui anumit depozit corporativ în care va fi stocată toată documentația. Structura logică a unui astfel de depozit, dezvoltarea și punerea în aplicare în continuare a politicii de securitate, precum și ierarhia de stocare a documentelor, necesită o atenție maximă și trebuie realizate într-un stadiu incipient al implementării proiectului.

Trebuie avut în vedere faptul că funcția de stocarepot fi implementate la începutul proiectului, astfel că, în stadiul inițial, puteți muta toate documentele din spațiul de stocare curent într-un singur depozit corporativ. Din acest motiv, utilizatorii se pot familiariza cu oricare dintre funcțiile principale ale sistemului și, în același timp, se pot familiariza cu utilizarea acestuia. Este posibil să se accelereze adaptarea angajaților la sistemele introduse prin utilizarea funcțiilor de serviciu, cum ar fi notificarea schimbărilor în documentație, apariția de noi documente etc.

Astfel, automatizarea fluxului de lucru este necesară pentru orice întreprindere modernă care se angajează să-și dezvolte și să-și îmbunătățească activitatea.